diff --git a/Courrier/projet/comprehension.md b/Courrier/projet/comprehension.md index 95678649cde709b29ab891a9c512d8c6ce447ba1..76c76e819d1da84ac2e91f8526f743d5f00019a0 100644 --- a/Courrier/projet/comprehension.md +++ b/Courrier/projet/comprehension.md @@ -1,4 +1,4 @@ -# <span style="color: #509fed"> Préparer les ateliers +## <span style="color: #509fed"> Préparer les ateliers 1. Vérifier la présence de l'instance pour le paramétrage @@ -10,71 +10,206 @@ 5. Après validation du calendrier, indiquer les **jalons dans le Notion** client -## <span style="color: #509fed"> Découpage des Ateliers : +## <span style="color: #509fed"> Déroulé des ateliers : + Le nombre d'atelier est écrit dans le notion et sur le bon de commande du drive. Le découpage des ateliers dépend de ce qui a été venu. -Pour un projet classique, vous pouvez vous référer à la procédure ci-dessous. - -### Atelier 1 : Qualification et validation +Chaque ateliers se déroule en suivants les temps ci-dessous : <span style="text-decoration: underline;">Etape 1 :</span> Avant Atelier - - Envoyer l’invitation et ordre du jour au client - Adapter l'instance au client -- Créer les slides de présentation +- Créer les slides de présentation à partir du [modèle](https://docs.google.com/presentation/d/13VjQ4O3qlj9uxf6jLAleYMnB9T1FNwxAh_4JxbNbWwI/edit#slide=id.g2c0e8110fa6_3_430) <span style="text-decoration: underline;">Etape 2 :</span> Animer l'atelier -- Réunion client de 3h sur la thématique +Cet atelier de 3h maximum est effectué avec le client sur une thématique précise (voir descriptif des ateliers) + +- Effecteur une démonstration de l'application et le paramétrage réalisé entre les ateliers (30 min) +- Demander si le processus correspond aux attentes du client +- Effecteur une démonstration accès sur la thématique de l'atelier (30 min) +- Animer un échange sur les ajustements souhaités +- Résumer les décisions prise par le client +- Présenter le [tableau de paramétrage](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_VtyVzDlRJUVCnqmNA87HsNcF6hPgTklmVPc2v4d_GU/edit#gid=1873776384) +- Valider le calendrier + +Pour un projet classique, vous pouvez vous référer à la procédure ci-dessous concernant les sujets à aborder. + +<span style="text-decoration: underline;">Etape 3 :</span> Envoyer le compte-rendu + +Dans le dirve du client : + +- Créer le circuit du courrier sur [draw.io](https://app.diagrams.net/?state=%7B%22ids%22:%5B%221Rqkxzf7nwcZjBL6ePPP4LRq4fOrBKimH%22%5D,%22action%22:%22open%22,%22userId%22:%22114771133492278416753%22,%22resourceKeys%22:%7B%7D%7D) +- Renseigner la partie du [DSD](https://docs.google.com/document/d/1jOJV8J15nl2Qo0-9QzJ-vApN2UJKWLmePXax-ptj-2M/edit) concerné +- Extraire la première partie du DSD et mettre sous forme de compte-rendu + +<span style="text-decoration: underline;">Etape 4 :</span> Paramétrer l'outil + +- Paramétrer l'instance en suivant le circuit établi + +<span style="text-decoration: underline;">Etape 5 :</span> Mail client + +Envoyer un mail au client avec les éléments suivants : + +- Mise à jour du calendrier +- Lien vers l'instance paramétrer +- Comptes à utiliser pour tester +- Rattacher en PJ le CR + +## <span style="color: #509fed"> Contenu des ateliers : + - **Exemple de question à poser :** +### Atelier 1 : Qualification et validation + +Réunion client de 3h sur la thématique d'entrée du courrier + +**Informations importantes :** + + - Injection des documents dans Maarch + - Contenu des fiches de qualifications + - Processus de validation avant arrivée dans les services + +**Exemple de question à poser :** - * Quel type de scanner utilisez vous ? +<span style="text-decoration: underline;">Injection des documents dans Maarch : - Scanner de bureau : - Demander au client si il est possible d'utiliser Scansnap + - Quel type de scanner utilisez vous ? - Photocopieur : Demander au client si le photocopieur permet un envoie via sftp ou uniquement par mail + Scanner de bureau : Demander au client si il est possible d'utiliser Scansnap - * Souhaitez-vous effectuer de la capture de mail ? +Photocopieur : Demander au client si le photocopieur permet un envoie via sftp ou uniquement par mail -- En fin d'atelier, faire une passe avec le client sur le tableau de paramétrage + - Souhaitez-vous effectuer de la capture de mail ? -<span style="text-decoration: underline;">Etape 3 :</span> Envoyer le compte rendu +Pour la capture de mail en SaaS, privilégier une redirection de mail via une boite mail Maarch -- Créer le WF sur draw.io -- Renseigner la partie Qualification du DSD -- Extraire la première partie du DSD et mettre sous forme de CR -<span style="text-decoration: underline;">Etape 4 :</span> Paramétrer l'outil +<span style="text-decoration: underline;"> Contenu des fiches de qualifications -- Paramétrer l'instance en suivant le WF +- Souhaitez vous ajouter la confidentialité ? -<span style="text-decoration: underline;">Etape 5 :</span> Mail client +**Attention** si le client souhaite ajouter la confidentialité il faut ajuster l'ensemble du paramétrage pour ne pas voir les courriers confidentiels dans la recherche et dans les bannettes. + +- Souhaitez vous ajouter le numéro de recommandé ? + +Ajout d'un champs text ou d'un champ oui/non + +- Souhaitez-vous ajouter la nature du document ? + +nature : mail / Courrier papier ... + +<span style="text-decoration: underline;"> Processus de validation avant arrivée dans les services + +- Quel est le fonctionnement actuel ? + +- Le formulaire de qualification doit-il être non modifiable et à quel niveau ? + +A quel moment la qualification est bloquée ? +Attention si on bloque le formulaire, le courrier principal ne sera pas éditable sauf en fiche détaillée. + + +### Atelier 2 : Traitement courrier entrant : sortant + +Réunion client de 3h sur la thématique du traitement des courriers + +**Informations importantes :** + + - Traitement des courriers entrants / sortants + - Gestion des retards + - Supervision + - Notification + +**Exemple de question à poser :** + +<span style="text-decoration: underline;"> Traitement des courriers entrants / sortants: + + - Quels profils d'utilisateur traitent du courrier ? + + Groupe concerné par le traitement des courriers. + + - Quels types de courriers ne doivent pas être injectés dans la solution ? + +Exemple : Chèques, Doc non numérisable, confidentiel + + - Souhaitez-vous envoyer des AR ? + +Gestion des accusés de réceptions sur quel bannette ? Gestion en masse ou via la fiche de traitement ? + +<span style="text-decoration: underline;"> Gestion des retards + +- Souhaitez-vous ajouter une bannette de courrier en retard ? + +- Souhaitez-vous ajouter une bannette de courrier en retard du service pour la supervision ? + +<span style="text-decoration: underline;"> Supervision + +- Qui doit pouvoir suivre l'avancement des courriers dans Maarch ? + +- Souhtez-vous pouvoir rediriger le courrier depuis la bannette de supervision ? + +<span style="text-decoration: underline;"> Notification + +- Souhaitez-vous ajouter des notifications par mail ? + +Notificaiton de bannette +Notification avant fin du délai de traitement Notification après délai de traitement + +- A quel heure souhaitez-vous recevoir la notification ? + +Attention les notifications sont génériques et non nominative. + +### Atelier 3 : Visa / Signature + +Réunion client de 3h sur la thématique d'entrée du courrier + +**Informations importantes :** + + - Envoie en circuit de visa / signature + - Reception des courriers signés + - Envoie des courriers sortant + +**Exemple de question à poser :** + +<span style="text-decoration: underline;">Envoie en circuit de visa / signature + +Si il y a un connecteur vers un parapheur éléctronique : + + - Souhaitez-vous réaliser l'envoie en visa / signature directement dans le parapheur ? + Tant que le document est dans Maarch Courrier il reste éditable + + - Souhaitez-vous avoir une bannette avec tout les courriers en signature dans le parapheur ? + +Si le client n'as pas de connecteur : + + - A quel moment le courrier est matérialisé pour les signatures papiers et par qui ? + - Qui réintègre le document ? + +Questions génériques : + +- Souhaitez-vous avoir une bannette pour suivre mes courriers envoyé au parapheur ? +<span style="text-decoration: underline;">Reception des courriers après visa -### <span style="color: #509fed">Atelier 2 : Traitement courrier entrant : sortant +- Souhaitez-vous recevoir les documents refusés dans une bannettes spécifique ou dans la bannette de traitement ? +- Les courriers validés sont réceptionnés par qui ? -### <span style="color: #509fed">Atelier 3 : Visa / Signature -## Procédure d'atelier : +<span style="text-decoration: underline;">Envoie des courriers sortants -Envoyer l’invitation et ordre du jour au client -Créer les slides de présentation -Animé la réunion +- Les courriers sont-il envoyés par le service courrier ou par le service traitant ? -Envoyer le compte rendu: +## <span style="color: #509fed"> Fin des ateliers : -Rédiger le compte rendu sur le drive -Envoyer le compte rendu au client -Paramétrer l’outil : +Documents à communiquer au client : -Paramétrer l’instance d’intégration via le guide administrateur fonctionnel -lien : https://docs.maarch.org/MaarchCourrier/guaf/home.html +- DSD +- Cahier de recette +Lors du dernier ateliers, le calendrier doit être refixé et envoyer au client. +Le client doit fournir le tableau de paramétrage pour injection par le **[CP]**.